Свадебный портал - свадьба без хлопот.

Відносини і кохання

7 порад тим, хто нічого не встигає

Крок 1. Усвідомте, що час є

У той час як одні люди знаходять час на роботу, будинок, хобі, заняття спортом, друзів і масу інших цікавих і корисних речей, інші метушаться між роботою і домом, запевняючи, що у них немає жодної вільної хвилини. Між тим, фахівці з тайм-менеджменту (управління часом) переконані: "зайву годинку" можна відшукати навіть в самому щільному робочому графіку.

Не вірите? Тоді влаштуйте ревізію власного часу. Запишіть кількість своїх активних годин на тиждень (якщо ви спите, наприклад, 8 годин на добу, то кількість ваших активних годин – 16 х 7 днів =112) і скрупульозно запишіть, на що витрачається ваш час. Важливо не забути нічого – від дороги на роботу і походу по магазинах до приготування сніданку та прийому душу. Напевно, як мінімум пару годин у вас на папері "вивільнилося" – залишилося тільки правильно ними розпорядитися.

Крок 2. Визначте пріоритети

Навіть ставши гуру в тайм-менеджменті, ви не зможете осягнути неосяжне. Але, напевно, ви і не ставите перед собою мету встигнути зробити всі справи в світі. Головне – визначитися із завданнями, які для вас по-справжньому важливі – це і є перший крок до ефективного розподілу часу.

Найпростіший спосіб визначитися з пріоритетами – це скористатися матрицею Ейзенхауера. Все дуже просто: що стоять перед вами завдання потрібно розподілити по чотирьох квадратах: "термінові і важливі", "термінові і важливі", "термінові і неважливі", "нетермінові і неважливі".

Очевидно, що в першу чергу потрібно робити термінові і важливі справи.

Виконання завдання з другого квадрата (термінові і важливі) можна розтягнути на кілька днів.

Справи з квадрата "термінові і неважливі" потрібно або делегувати, або якимось чином автоматизувати.

Нетермінові і неважливі завдання – просто викреслити.

Крок 3. Користуйтеся принципом Парето

Якщо розстановка пріоритетів все ще викликає певні труднощі, можна закликати на допомогу принцип Парето (правило 80/20). Принцип свідчить - якщо всі предмети розмістити в порядку їх цінності, то 80% цінності доведеться на предмети, що становлять 20% від їх загальної кількості, в той час як 20% цінності припадає на предмети, що становлять 80% від їх загального числа.

Тобто в списку з 10 справ виконання лише двох з них забезпечує 80% успіху!

Крок 4. Відмовтеся від мультизадачності

Останні дослідження показують, що людський мозок не вміє працювати в режимі багатозадачності. Коли людина намагається зосередитися відразу на декількох речах, насправді йому доводиться постійно перемикатися. Такі "юлії цезарі" насправді знижують швидкість власної роботи і витрачають більше сил.

Набагато правильніше і ефективніше буде повністю зануритися в одну задачу, виконати його і тільки після цього приступати до наступної.

Крок 5. Пишіть списки справ

Той, хто вважає, що списки справ тільки забирають час (як мінімум, на їх обдумування і написання) в корені не правий! Список дисциплінує і мобілізує, тому він просто необхідний тим, хто хоче встигати більше.

Експерти радять складати кілька списків: глобальний (з довгостроковими планами і цілями), місячний (з завданнями на місяць) і щоденний (з чітким переліком справ на день).

Щоденний список завдань слід складати щоранку, а глобальний краще всього повісити на видному місці для додаткової мотивації.

Крок 6. Використовуйте правило двох хвилин

Багато справи зручніше і вигідніше зробити прямо зараз, не відкладаючи їх у довгу шухляду. Дати коротку відповідь на електронний лист, викликати майстра, покласти документ в потрібну папку - все це краще зробити і забути.

У своїй книзі "Як привести справи в порядок" відомий тайм-менеджер Девід Аллен радить: якщо перед вами справу, насамперед слід визначитися з відповідями на два питання: чи потрібно його робити зараз і займе його виконання менше двох хвилин. Якщо відповіді на обидва запитання позитивні, слід виконати справу негайно.

Зрозуміло, "дві хвилини" - умовний час. Навіть якщо справа загрожує зайняти 3,5 хвилини - теж нічого страшного. Головне, що, виробивши звичку робити "короткі справи" відразу ж, людина не тільки досягає істотного зростання продуктивності, але і економить нерви і час.

До речі, це ж правило прекрасно працює і при виконанні домашніх справ. Погодьтеся: покласти річ на місце займе набагато більше часу, ніж кинути її там, де стоїш. Однак результат прямо протилежний: у першому випадку ми забезпечуємо порядок в квартирі, а в другому - безлад.

Крок 7. Відмовтеся від перфекціонізму

Дослідження показують, що під пресингом часу чоловіки віддають перевагу обсягом виконаної роботи, а жінки, навпаки, роблять акцент на якість.

Звичайно, всі справи потрібно робити добре. Однак у той же час з багатьма перфекціонізм може зіграти злий жарт, якщо не тримати його під контролем. Прагнення до ідеального результату нерідко виливається у затягування термінів. Часто доводиться вибирати між "зробити неідеально" і "не зробити взагалі".

Тут є маленька хитрість: встановлювати собі більш жорсткий дедлайн, ніж того вимагають обставини. Залишився цілком можна використовувати на доопрацювання, але надмірно захоплюватися "шліфуванням" все ж не варто.

В ТЕМУ

Як стати продуктивніше
 
1. Найсильніше до діяльності мотивує прогрес. Цікавий момент: це правило працює, навіть коли є лише ілюзія прогресу, наприклад, у відеоіграх. Саме тому так важливо писати списки справ і викреслювати зроблене – при такому поході до справи прогрес стає наочним.
2. Щоб встигати більше, слід якомога більше справ перетворити на звички і ритуали. Це може бути що завгодно – від ранкової пробіжки до формування щоденних планів. Запаси енергії і сили волі не нескінченні, краще приберегти їх для самого важливого, а інше робити "на автоматі".
3. Контролюйте власну розклад – це знижує стомлюваність.
4. Підтримуйте порядок. Навіть найкращим чином розплановані справи можуть осісти тяжким вантажем тільки тому, що занадто багато часу витрачається на пошуки потрібних документів, телефонів, флешки з інформацією та інші дрібниці. Вирішити ці проблеми просто: пошту потрібно переглядати і обробляти відразу, документи складати в папки, номери телефонів записувати в блокнот, а не на газетні сторінки.
5. Не витрачайте час даремно. Дослідження європейських учених свідчать, що менеджера відволікають від справ в середньому один раз на вісім хвилин, або близько 60 разів на день! На думку фахівців, значна частина робочого часу витрачається на порожні розмови зі знайомими та колегами. Психологи не радять категорично відмовлятися від спілкування, але нагадують, що у всьому важлива міра.

ПОРАДИ "КП"

- Плануйте справи не тільки по терміновості, але і за важливістю.
 
- Не відкладайте дрібні справи на завтра, а тим більше на невизначений час.
 
- Використовуйте час вимушеної бездіяльності.
 
- Включіть в свій денний план відпочинок.
 
- Пишіть списки майбутніх справ і звіряйте плани протягом дня.
 
- Встановлюйте терміни виконання завдань. Навчіться зосереджуватися на одній справі.
 
- Заохочуйте себе за виконання важливої справи.

Пов'язані інформаційні сюжети:
Новіші інформаційні сюжети:
Старші інформаційні сюжети:

 

Рекомендуємо

 

Наш партнер

          

Ведучий/Тамада

magic_woman_pink
Місце здається.
150 грн./міс.

Ми на Facebook